Vou postar aqui algumas dicas sobre Administração do Tempo que li no começo do ano quando tava fazendo meu Planejamento Estratégico Pessoal e na palestra da Semana da Pequena Empresa do SEBRAE. A Administração do Tempo, conforme o E-book muito interessante que li da Franciane Ulaf (disponível no Scribd), é realmente eficaz quando alinhado com os valores e a missão pessoal. A administração do tempo envolve o estabelecimento de prioridades e objetiva, no fim das contas, ter tempo para fazer o que se gosta, algo que só é conhecido com clareza após um pouco de reflexão. Por isso, ao invés de colocar fotos de relógios e pessoas correndo, como o mais comum, coloquei a foto do gatinho que achei com a palavra "férias", que pra mim mostra melhor o que é ter o tempo bem administrado rsrs.
Primeiramente, existem dois tipos de tempos: o Chronos e o Kairos. O Chronos é o tempo cronológico, mensurável, igual para todos, como as 24 horas do dia. O Kairos é o tempo vivido satisfatoriamente, em relação aos valores, e está ligado a Qualidade de Vida.
Seguindo os conceitos antigos, existem 3 diretrizes gerenciais básicas:
1) Faça uma lista das atividades que você precisa executar diariamente; estabeleça prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas atividades até que os itens programados sejam executados;
2) Cuide primeiro dos assuntos importantes, que devem prevalecer sobre o que parecem urgentes;
3) Distribua sua carga de trabalho proporcionalmente de acordo com a importância dos assuntos que você tem à mão;
Algo muito comum também nos textos sobre administração do tempo é a agenda, que, quando bem utilizada, pode trazer até 30% a mais de rendimento de tempo. Para usar bem uma agenda, o tempo de cada atividade deve ser avaliado e cerca de 10% do dia deve ser deixado para atender imprevistos. Faça primeiro as tarefas que você não gosta de fazer e as que exigem mais de você. Divida o trabalho em partes e elimine tarefas ou informações de pouco valor. Planeje por escrito as reuniões, fixando os objetivos e a pauta comunicando-a aos participantes com antecedência. Existe também o "esqueça lembrando": anote as suas atividades para esquecer e não preocupar-se com elas enquanto trabalha, lembrando delas apenas nos momentos em que é necessário lembrar.
Segundo Franciane Ulaf, um dos pontos mais importantes para administrar bem o tempo é estabelecer prioridades coerentes. Para isso, é crucial conhecer a diferença entre urgência e importância. A falta de organização e determinação de prioridades faz com que passemos a maior parte do tempo "apagando incêndio" com coisas urgentes. Essas coisas urgentes, no entanto, nem sempre o foram. É a negligência de alguém que, na maioria das vezes, faz com que algo seja postergado até que sua resolução se torne urgente. Essa relação importância x urgência é importante também na vida pessoal. Se conflitos familiares não forem tratados quando surgem, grandes problemas de relacionamento poderão surgir no futuro.
É possível classificar as atividades em 4 tipos: Tipo 1, Urgente e Importante, Tipo 2, Importante porém Não Urgente, Tipo 3, Urgente porém Não Importante e Tipo 4, Nem Importante Nem Urgente. As atividades do Tipo 1 são problemas imediatos de resolução imprescindível, crises, acidentes, compromissos com data marcada. As do Tipo 2 podem ser atividades de prevenção, planejamento, manutenção, identificação de novas oportunidades, relacionamentos, saúde, família, objetivos de vida, sonhos, etc. As do Tipo 3 são interrupções, telefonemas, correspondências, urgências de terceiros, compromissos com data marcada mas sem importância. E as do Tipo 4 são detalhes, atividades agradáveis, passatempos.
O interessante é que, segundo Ulaf, a maior parte das pessoas vive entre as atividades Tipo 1 e Tipo 4, justamente as que devemos evitar. As atividades urgentes do Tipo 1 não podem ser negligenciadas e, devido à falta de organização, a pessoa se torna escrava das urgências do dia-a-dia e, quando consegue um tempo de folga, ao invés de realizar uma atividade Tipo 2 foge para uma atividade Tipo 4 procurando uma sensação de alívio, pois sabe que em breve retornará a uma atividade Tipo 1. É comum confundir algo como sendo importante simplesmente por ser urgente. Para saber se uma atividade é do Tipo 3, Urgente e Não Importante, pergunte se a atividade urgente contribui para a realização de um objetivo importante. Se a resposta for não, então a atividade é do Tipo 3. O ideal, segundo o E-book, é eliminar as atividades do Tipo 3 e 4, atividades Não Importantes, e manter-se em atividades do Tipo 1 e 2, Importantes, que contribuem com os objetivos. Atividades do Tipo 4 são desperdícios e devem ser evitadas. O lazer, em si, não faz parte deste tipo mas sim o descanso que nunca acaba, como programas inúteis de TV ou leituras que não acrescentam nada.
"A arte de administrar o tempo está no equilíbrio e propósito do que você considera importante para a sua vida", ao invés de agir e trabalhar mecanicamente sem visão de longo prazo ou saber o que se quer . "Ocupamos mais tempo buscando razões pelas quais não realizamos algo que desejamos do que para planejar aonde queremos chegar", alegando falta de tempo e culpando fatores externos ao invés de nos responsabilizarmos pelas nossas atitudes. "De nada adianta conceber o futuro sem determinação para atingi-lo", ou seja, não adianta planejar e não agir, priorizar e não cumprir. "Mais importante do que aprender a administrar o relógio é saber utilizar a bússola", ou seja, técnicas de administração do tempo por si não resolvem a falta de tempo se a pessoa não souber aonde quer chegar ou o que quer do futuro. "Pessoas estressadas se recusam a reformular seus compromissos". O estresse nasce dentro da pessoa. "Levar uma vida complicada é uma ótima maneira de evitar mudanças", ou seja, justifica-se com uma vida complicada o comodismo, a falta de iniciativa, a negação da reflexão e a fuga do auto-enfrentamento para evitar mudanças necessárias. Por fim, "Você não conseguirá arrumar tempo se não parar para reavaliar o que está fazendo".
É interessante também as gerações de administração do tempo, que evoluiu com nomes como Peter Drucker, Tom Peters e Stephen Covey. A 1ª geração consistia na preparação e na monitoração das atividades diárias por listas de afazeres, bilhetes e deveres porém peca na ineficácia, na falta de prioridades e de objetivos. A 2ª geração passou a utilizar agendas e calendários para previsões e planejamentos com preparação e metas. No entanto, o que era externo ao programado era visto como ameaça e as pessoas vistas como recursos, sem tempo para interrupções e com metas geralmente profissionais. A 3ª geração é a mais difundida, estabelecendo metas de curto, médio e longo prazo baseando-se em valores que estabelecem as prioridades, eficiência, responsabilidade pelos resultados e gerenciamento pessoal. No entanto, esta geração dá à pessoa a sensação de controle total, de que pode criar suas próprias leis, como se pudesse plantar no inverno. Além disso, é individualista e não compreende a interdependência entre as pessoas e pode induzir a hiperatividade e desequilítrio entre prioridades, fazendo com que as pessoas vivam em função de seus compromissos. A 4ª geração utiliza o que há de melhor nas outras gerações mas transcende a administração do tempo para abordar a liderançda de vida, buscando a qualidade de vida alicerçada em princícipios universais. Foca o que é realmente importante voltando-se para a preservação e melhoria dos relacionamentos, a eficácia e o bem-estar. Dentro desta geração, é impensável definir velocidade e detalhes técnicos antes da direção para economizar minutos quando podemos estar desperdiçando anos seguindo o caminho errado. Pelo visto, os conceitos de Administração do Tempo vêm evoluindo para nos tornar mais humanos e menos máquinas, o que eu acredito que vá aumentar consideravelmente nossa produtividade e nossas contribuições com o mundo.
Por fim, segue um resumo de dados e dicas.
Alguns Desperdiçadores de Tempo
- Planejamento inadequado;
- Administração por crise;
- Desorganização pessoal;
- Problemas de comunicação;
- Dificuldade de tomar decisões;
- Dificuldade em diagnosticar problemas;
- Incapacidade de dizer não;
- Uso inadequado de telefone e internet;
- Perfeccionismo;
- Falta de estabelecimento de objetivos pessoais;
- Falta de informações;
- Cobrança incompleta e descontínua;
- Excesso de reuniões e burocracia;
- Centralização de poder;
- Resistência às mudanças.
- Planejamento;
- Organização;
- Autoconhecimento;
- Autodisciplina;
- Flexibilidade;
- Delegação;
- Tomada de decisões;
- Concentração no que está fazendo;
- Libertar-se da Procrastinação.
- Uso de agenda;
- Reuniões produtivas;
- Lista de afazeres e definição de prioridades;
- Definição de metas;
- Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência;
- Uso de internet e telefone de forma eficiente;
- Comunicação simples e direta.
- Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
- Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
- Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nela;
- Faça as coisas em ordem de prioridade;
- Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
- Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
- Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
- Elimine desperdiçadores de tempo;
- Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho
- Anote a tarefa que você está evitando. "Estudar mais" é muito vago, sendo melhor algo como "Escrever um ensaio sobre as peças de Shakespeare".
- Pergunte-se por que está evitando a tarefa. Não gosta, tem medo de não conseguir fazê-la direito, considera-se muito desorganizado? Se achar difícil, pergunte a um amigo os motivos pelos quais eles adiam as coisas.
- Enumere as razões pelas quais o atraso lhe seria vantajoso. Por exemplo: você pode preferir fazer outras coisas; você não precisa, de fato, se acabar de trabalhar; você não tem de passar por ansiedades por causa da tarefa, e assim por diante.
- Faça uma lista de motivos pelos quais o atraso poderia prejudicá-lo. Por exemplo: você não vai conseguir uma boa nota no exame; ou você ficará muito envergonhado de convidar amigos se continuar protelando a limpeza da casa.
- Tenha pensamentos positivos sobre si mesmo e sobre a tarefa que o espera. Divida a tarefa em partes menores, mais controláveis, e estabeleça prazos curtos, nos quais deverá terminar cada parte. Seu objetivo é a conclusão, não a perfeição.
- Peça a um amigo ou colega para ajudá-lo, responsabilizando-se com ele. Conte-lhe a data em que a tarefa precisa estar terminada e peça-lhe que verifique seu progresso de vez em quando.
- Faça agora e fará uma vez somente: não fique lendo e relendo para fazer uma ação. Leia e aja;
- Clareie a sua mente: não postergue nada. Program o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer;
- Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: caso contrário seus problemas crescerão e consumirão mais tempo;
- Diminua as interrupções desnecessárias: isso o ajudará a ser mais produtivo;
- Coloque os atrasos em dia: os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra;
- Comece a operar visando o futuro e não o passado: trabalhe sempre de forma preventiva,
antecipando-se; - Pare de se preocupar: o grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso
causa; - Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: a conclusão de tarefas evita o estresse e a
ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.
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