segunda-feira, 6 de abril de 2009

Um pouco de administração do tempo


Vou postar aqui algumas dicas sobre Administração do Tempo que li no começo do ano quando tava fazendo meu Planejamento Estratégico Pessoal e na palestra da Semana da Pequena Empresa do SEBRAE. A Administração do Tempo, conforme o E-book muito interessante que li da Franciane Ulaf (disponível no Scribd), é realmente eficaz quando alinhado com os valores e a missão pessoal. A administração do tempo envolve o estabelecimento de prioridades e objetiva, no fim das contas, ter tempo para fazer o que se gosta, algo que só é conhecido com clareza após um pouco de reflexão. Por isso, ao invés de colocar fotos de relógios e pessoas correndo, como o mais comum, coloquei a foto do gatinho que achei com a palavra "férias", que pra mim mostra melhor o que é ter o tempo bem administrado rsrs.

Primeiramente, existem dois tipos de tempos: o Chronos e o Kairos. O Chronos é o tempo cronológico, mensurável, igual para todos, como as 24 horas do dia. O Kairos é o tempo vivido satisfatoriamente, em relação aos valores, e está ligado a Qualidade de Vida.

Seguindo os conceitos antigos, existem 3 diretrizes gerenciais básicas:
1) Faça uma lista das atividades que você precisa executar diariamente; estabeleça prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas atividades até que os itens programados sejam executados;
2) Cuide primeiro dos assuntos importantes, que devem prevalecer sobre o que parecem urgentes;
3) Distribua sua carga de trabalho proporcionalmente de acordo com a importância dos assuntos que você tem à mão;

Algo muito comum também nos textos sobre administração do tempo é a agenda, que, quando bem utilizada, pode trazer até 30% a mais de rendimento de tempo. Para usar bem uma agenda, o tempo de cada atividade deve ser avaliado e cerca de 10% do dia deve ser deixado para atender imprevistos. Faça primeiro as tarefas que você não gosta de fazer e as que exigem mais de você. Divida o trabalho em partes e elimine tarefas ou informações de pouco valor. Planeje por escrito as reuniões, fixando os objetivos e a pauta comunicando-a aos participantes com antecedência. Existe também o "esqueça lembrando": anote as suas atividades para esquecer e não preocupar-se com elas enquanto trabalha, lembrando delas apenas nos momentos em que é necessário lembrar.

Segundo Franciane Ulaf, um dos pontos mais importantes para administrar bem o tempo é estabelecer prioridades coerentes. Para isso, é crucial conhecer a diferença entre urgência e importância. A falta de organização e determinação de prioridades faz com que passemos a maior parte do tempo "apagando incêndio" com coisas urgentes. Essas coisas urgentes, no entanto, nem sempre o foram. É a negligência de alguém que, na maioria das vezes, faz com que algo seja postergado até que sua resolução se torne urgente. Essa relação importância x urgência é importante também na vida pessoal. Se conflitos familiares não forem tratados quando surgem, grandes problemas de relacionamento poderão surgir no futuro.

É possível classificar as atividades em 4 tipos: Tipo 1, Urgente e Importante, Tipo 2, Importante porém Não Urgente, Tipo 3, Urgente porém Não Importante e Tipo 4, Nem Importante Nem Urgente. As atividades do Tipo 1 são problemas imediatos de resolução imprescindível, crises, acidentes, compromissos com data marcada. As do Tipo 2 podem ser atividades de prevenção, planejamento, manutenção, identificação de novas oportunidades, relacionamentos, saúde, família, objetivos de vida, sonhos, etc. As do Tipo 3 são interrupções, telefonemas, correspondências, urgências de terceiros, compromissos com data marcada mas sem importância. E as do Tipo 4 são detalhes, atividades agradáveis, passatempos.

O interessante é que, segundo Ulaf, a maior parte das pessoas vive entre as atividades Tipo 1 e Tipo 4, justamente as que devemos evitar. As atividades urgentes do Tipo 1 não podem ser negligenciadas e, devido à falta de organização, a pessoa se torna escrava das urgências do dia-a-dia e, quando consegue um tempo de folga, ao invés de realizar uma atividade Tipo 2 foge para uma atividade Tipo 4 procurando uma sensação de alívio, pois sabe que em breve retornará a uma atividade Tipo 1. É comum confundir algo como sendo importante simplesmente por ser urgente. Para saber se uma atividade é do Tipo 3, Urgente e Não Importante, pergunte se a atividade urgente contribui para a realização de um objetivo importante. Se a resposta for não, então a atividade é do Tipo 3. O ideal, segundo o E-book, é eliminar as atividades do Tipo 3 e 4, atividades Não Importantes, e manter-se em atividades do Tipo 1 e 2, Importantes, que contribuem com os objetivos. Atividades do Tipo 4 são desperdícios e devem ser evitadas. O lazer, em si, não faz parte deste tipo mas sim o descanso que nunca acaba, como programas inúteis de TV ou leituras que não acrescentam nada.

"A arte de administrar o tempo está no equilíbrio e propósito do que você considera importante para a sua vida", ao invés de agir e trabalhar mecanicamente sem visão de longo prazo ou saber o que se quer . "Ocupamos mais tempo buscando razões pelas quais não realizamos algo que desejamos do que para planejar aonde queremos chegar", alegando falta de tempo e culpando fatores externos ao invés de nos responsabilizarmos pelas nossas atitudes. "De nada adianta conceber o futuro sem determinação para atingi-lo", ou seja, não adianta planejar e não agir, priorizar e não cumprir. "Mais importante do que aprender a administrar o relógio é saber utilizar a bússola", ou seja, técnicas de administração do tempo por si não resolvem a falta de tempo se a pessoa não souber aonde quer chegar ou o que quer do futuro. "Pessoas estressadas se recusam a reformular seus compromissos". O estresse nasce dentro da pessoa. "Levar uma vida complicada é uma ótima maneira de evitar mudanças", ou seja, justifica-se com uma vida complicada o comodismo, a falta de iniciativa, a negação da reflexão e a fuga do auto-enfrentamento para evitar mudanças necessárias. Por fim, "Você não conseguirá arrumar tempo se não parar para reavaliar o que está fazendo".

É interessante também as gerações de administração do tempo, que evoluiu com nomes como Peter Drucker, Tom Peters e Stephen Covey. A 1ª geração consistia na preparação e na monitoração das atividades diárias por listas de afazeres, bilhetes e deveres porém peca na ineficácia, na falta de prioridades e de objetivos. A 2ª geração passou a utilizar agendas e calendários para previsões e planejamentos com preparação e metas. No entanto, o que era externo ao programado era visto como ameaça e as pessoas vistas como recursos, sem tempo para interrupções e com metas geralmente profissionais. A 3ª geração é a mais difundida, estabelecendo metas de curto, médio e longo prazo baseando-se em valores que estabelecem as prioridades, eficiência, responsabilidade pelos resultados e gerenciamento pessoal. No entanto, esta geração dá à pessoa a sensação de controle total, de que pode criar suas próprias leis, como se pudesse plantar no inverno. Além disso, é individualista e não compreende a interdependência entre as pessoas e pode induzir a hiperatividade e desequilítrio entre prioridades, fazendo com que as pessoas vivam em função de seus compromissos. A 4ª geração utiliza o que há de melhor nas outras gerações mas transcende a administração do tempo para abordar a liderançda de vida, buscando a qualidade de vida alicerçada em princícipios universais. Foca o que é realmente importante voltando-se para a preservação e melhoria dos relacionamentos, a eficácia e o bem-estar. Dentro desta geração, é impensável definir velocidade e detalhes técnicos antes da direção para economizar minutos quando podemos estar desperdiçando anos seguindo o caminho errado. Pelo visto, os conceitos de Administração do Tempo vêm evoluindo para nos tornar mais humanos e menos máquinas, o que eu acredito que vá aumentar consideravelmente nossa produtividade e nossas contribuições com o mundo.

Por fim, segue um resumo de dados e dicas.

Alguns Desperdiçadores de Tempo
  • Planejamento inadequado;
  • Administração por crise;
  • Desorganização pessoal;
  • Problemas de comunicação;
  • Dificuldade de tomar decisões;
  • Dificuldade em diagnosticar problemas;
  • Incapacidade de dizer não;
  • Uso inadequado de telefone e internet;
  • Perfeccionismo;
  • Falta de estabelecimento de objetivos pessoais;
  • Falta de informações;
  • Cobrança incompleta e descontínua;
  • Excesso de reuniões e burocracia;
  • Centralização de poder;
  • Resistência às mudanças.
Antídoto aos Desperdiçadores
  • Planejamento;
  • Organização;
  • Autoconhecimento;
  • Autodisciplina;
  • Flexibilidade;
  • Delegação;
  • Tomada de decisões;
  • Concentração no que está fazendo;
  • Libertar-se da Procrastinação.
Economizadores de Tempo
  • Uso de agenda;
  • Reuniões produtivas;
  • Lista de afazeres e definição de prioridades;
  • Definição de metas;
  • Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência;
  • Uso de internet e telefone de forma eficiente;
  • Comunicação simples e direta.
Soluções Práticas
  • Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
  • Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
  • Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nela;
  • Faça as coisas em ordem de prioridade;
  • Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
  • Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
  • Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
  • Elimine desperdiçadores de tempo;
  • Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho
Como cumprir prazos importantes (Folha Online)
  • Anote a tarefa que você está evitando. "Estudar mais" é muito vago, sendo melhor algo como "Escrever um ensaio sobre as peças de Shakespeare".
  • Pergunte-se por que está evitando a tarefa. Não gosta, tem medo de não conseguir fazê-la direito, considera-se muito desorganizado? Se achar difícil, pergunte a um amigo os motivos pelos quais eles adiam as coisas.
  • Enumere as razões pelas quais o atraso lhe seria vantajoso. Por exemplo: você pode preferir fazer outras coisas; você não precisa, de fato, se acabar de trabalhar; você não tem de passar por ansiedades por causa da tarefa, e assim por diante.
  • Faça uma lista de motivos pelos quais o atraso poderia prejudicá-lo. Por exemplo: você não vai conseguir uma boa nota no exame; ou você ficará muito envergonhado de convidar amigos se continuar protelando a limpeza da casa.
  • Tenha pensamentos positivos sobre si mesmo e sobre a tarefa que o espera. Divida a tarefa em partes menores, mais controláveis, e estabeleça prazos curtos, nos quais deverá terminar cada parte. Seu objetivo é a conclusão, não a perfeição.
  • Peça a um amigo ou colega para ajudá-lo, responsabilizando-se com ele. Conte-lhe a data em que a tarefa precisa estar terminada e peça-lhe que verifique seu progresso de vez em quando.
Oito maneiras de superar o adiamento
  1. Faça agora e fará uma vez somente: não fique lendo e relendo para fazer uma ação. Leia e aja;
  2. Clareie a sua mente: não postergue nada. Program o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer;
  3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: caso contrário seus problemas crescerão e consumirão mais tempo;
  4. Diminua as interrupções desnecessárias: isso o ajudará a ser mais produtivo;
  5. Coloque os atrasos em dia: os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra;
  6. Comece a operar visando o futuro e não o passado: trabalhe sempre de forma preventiva,
    antecipando-se;
  7. Pare de se preocupar: o grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso
    causa;
  8. Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: a conclusão de tarefas evita o estresse e a
    ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.

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