Mais Tempo para Empreendedores

 Palestra Endeavor: Empreendedor Produtivo from Equipe Neotriad on Vimeo.

Depois de muito tempo, posto aqui anotações sobre a palestra do Christian Barbosa, especialista em administração de tempo, realizada pela Endeavor. A palestra é aberta e pode ser assistida a qualquer momento online nesse link. Sobre gestão de tempo, Christian Barbosa comenta: "Não acreditem, experimentem e vejam os resultados". Para mais informações, Christian indica o portal Você com Mais Tempo, Triad Consulting e Neotriad.

PERGUNTAS DE REFLEXÃO

1. Você é empreendedor ou escravo da sua empresa?

Muitos empreendedores, ao serem questionados pela família, respondem: "preciso me dedicar à empresa para quando ela crescer eu ter dinheiro e poder me dedicar a vocês". Às vezes o empreendedor trabalha na empresa e não consegue sair, deixando de ser empreendedor para ser escravo.

2. Você está tendo resultados consistentes ou stress consistente?

Muito trabalham demais e não tem resultado, podendo empregar seu tempo em outra atividade gerando mais resultado. 

3. Você vive, ou sua empresa existe, para realizar seus maiores sonhos?

Mais importante do que gerenciar o tempo é dar sentido ao seu tempo. Quando estiver no fim da sua vida, poderá dizer que ela valeu a pena?

Segundo Christian, hoje virou chique virar estressado. As pessoas associam estresse com trabalho. Quando alguém pergunta se está tudo bem e se está corrido e o outro responde "Não, hoje estou tranquilo", logo perguntam "quebrou? perdeu o emprego? tá de férias?". Não precisa ser assim. Stress não precisa ser igual a trabalho.

EMPREENDEDOR PRODUTIVO

1. Foca no importante. Tem clareza e foca no importante mais do que ninguém.

2. Trabalha o suficiente.  A ideia de que trabalhar demais é necessário não é verdade, deve-se trabalhar o suficiente para conseguir o resultado. O 1º e o 2º anos de um empreendimento realmente exigem mais, mas  essa exigência é apenas por um período.

3. Foca no Ciclo de Prosperidade. Mais tempo permite trabalhar mais o relacionamento para obter contatos ou cursos, logo conhecendo melhores oportunidades de negócios que resultam em mais dinheiro e, assim, mais tempo. Esse é o ciclo da prosperidade: tempo - contatos/cursos - negócios - dinheiro - tempo. Isso permite lidar com questões estratégicas do empreendimento em vez de ficar apenas no operacional. Uma vez no ciclo da prosperidade, é muito difícil cair.

4. Tempo para empreendeder e tempo para viver. Dedicar tempo à qualidade de vida, o que ajuda a ter mais energia. A primeira pessoa a quem você deve se dedicar é você mesmo. Você se torna melhor, tem mais energia, mais disposição. Quando não se tem tempo, o primeiro a sair da agenda é você.

5. Para com atividades sem resultado. O empreendedor produtivo deve encontrar pessoas que façam acontecer e entende que ele não precisa fazer tudo sozinho. Faça uma lista de "stops", do que parar de fazer para não perder o foco.

COMO TER MAIS TEMPO?


1. Mindset. Mindset é um modelo mental, a forma como o cérebro reage às demandas, trata da execução e formas de usar o tempo. Foi criado na cultura latina uma cultura da última hora, da urgência. Temos que mudar essa cultura para a cultura da antecipação. Se a atividade é para sexta, quarta já deve estar pronto, com no mínimo 2 dias de antecipação. Isso nos deixa relaxados e com disposição para inovar. O exemplo dos pais também tem criado os "urgentinhos". O pai o faz, por exemplo, quando o filho precisa levar um livro à escola e o pai deixa para comprar só na véspera.

2. Classificar o Tempo

3. Método. Um método deve espontâneo, flexível e útil. A vida funciona porque tem um conjunto de métodos. Assim como existe um método para dirigir, deve existir um método para gerenciar o tempo.

4. Ferramenta. A ferramenta é essencial, pode ser um caderno, um software ou o Outlook.

5. Persistência. O  novo mindset começa a ser incorporado a partir da 5ª semana e a partir da 7ª começa a dar resultado no dia a dia. Não basta acreditar, é preciso experimentar e praticar de forma consistente.

TEMPO É UMA TRÍADE COM TRÊS ESFERAS

Importante
Tem a ver com prazo, resultados e prazer.  São atividades que tem tempo para serem realizadas, trazem resultados e dão prazer durante a execução, e que vão ajudar você a evoluir nas suas metas, que agregam valor e que você gosta.

Urgente
Mandatório, necessário, imediato. Atividades em que o tempo está esgotado, traz resultado mas traz stress e pressão juntos. Muitos comentam sobre "apagar incêndios", mas o bombeiro não trabalha só com urgência. 30% do seu tempo do seu tempo é usado no combate ao incêndio enquanto 70% é gasto em educação, em prevenção. Boa parte das urgências são devido a erros de comunicação, falhas no processo, esquecimento ou procrastinação. É o importante se tornando urgente por negligência. No entanto, 77% das urgências de qualquer empresa poderiam ser reduzidas com planejamento, preparação e prevenção. As empresas se acostumaram a valorizar o urgente. Quem resolve a urgência é o heroi e todos querem ser o cara. Aquele que se planeja, não tem urgências e sai no horário é visto como vagabundo ou como alguém que não está vestindo a camisa da empresa. Dessa forma, inconscientemente valorizam o urgente, por isso todos são urgentes. Deve-se criar uma estratégia de valorização do importante e redução do urgente. Uma equipe urgente se torna reativa, cheia de pressão e estressada. 

Circunstancial
Desperdício total de tempo. Faz faz faz e não sai do lugar.

O QUE É IMPORTANTE PARA O EMPREENDEDOR?

• Adminstrar seu próprio tempo para ter saúde, vida, energia, para não matar a equipe. Líderes urgentes geram equipes urgentes, sejam um CEO, um diretor ou um pai.
• Fazer um Plano de Negócios. Não um plano chato no Word, mas um plano orientativo para você e sua equipe. Muitos se preocupam demais com o plano formal. Faça um plano anual com visão de 3 anos à frente, incluindo pontos de controle, para esclarecer direções, metas e o que é importante para a empresa.
• Delegar com tempo. Delegue tarefas com prazo, para daqui 1 semana, por exemplo, aumentando o senso de importância com estratégias de produtividade.
• Escrever seus objetivos
• Reduzir o volume de reuniões
• Gerenciar a si mesmo e controlar seu pior inimigo. O pior inimigo do seu tempo é você mesmo.
• Fazer uma coisa de cada vez. Aqueles que alternam entre várias atividades, ou multitarefas, perdem tempo. 30 institutos comprovaram: nenhum ser humano é multitarefa, somos monotarefas. Existe uma mudança cerebral nos bebês, mas não na geração Y pra baixo. O multitarefa perde de 20% a 30% (ou 40%) do seu tempo com a perda de produtividade.
• Controlar as vozes no seu cérebro. Quando você se lembra de algo que deve fazer acaba multitarefando. Para tirar as vozes lembrando de coisas que você deve fazer, use a "sessão de descarrego", descarregando ou anotando tudo em alguma ferramenta. Isso termina a urgência na hora. Depois de 7 semanas o cérebro está retreinado para não ficar lembrando e levando à multitarefa.

Identidade

Descobrir com clareza o que é importante, quais são as prioridades, definir as estratégias da equipe, identificar o que transforma a sua empresa em uma empresa única.

Metas

Existe uma grande diferença entre metas bem feitas e metas mal feitas, se a identidade não está clara as metas não ficam boas. Sem clareza, define-se metas demais que apenas são começadas mas nunca realizadas. O ideal seria ter apenas 1 meta, a mais estratégica da companhia, e dela obter submetas e indicadores visíveis. Um erro muito frequente é também elaborar um plano de ação com coisas grandes demais. Ninguém executa o que é grande demais. Planeje ações de no máximo 2 ou 3 horas.

Para aumentar a probabilidade de realização de uma meta, pergunte também:

• 1. Você sabe claramente qual é o próximo passo?
• 2. A equipe sabe claramente o que fazer para sair do lugar?
• 3. A situação da meta é visualizada claramente?
• 4. A meta da empresa está associada a alguma meta pessoal? Associe a meta da empresa à meta pessoal de cada um. Seja uma casa, uma viagem ou pagar uma dívida, ao perguntar sobre uma meta de vendas, por exemplo, pergunte sobre a viagem. Isso dá sentido e importância pessoal à meta da empresa.

Planejamento

Escreva e mensure. Use caderno, agenda ou quadro para anotar as tarefas. Mas use uma ferramenta única, ou, se for distribuída, que seja sincronizada. Não planeje o dia. Planejar o dia é tarde demais. Planeje a semana ou no mínimo 3 dias antes. Planeje com folga e flexibilidade. Se trabalha 10 horas, planeje 4 ou 5 horas no início. Toda atividade também tem que ter duração, para permitir avaliar se o tempo planejado deu certo. Fazer também o dia da estratégia 1 vez a cada 15 dias, para ver o negócio como um todo. Questione qual o próximo passo da empresa, o que fazer para atingir melhores resultados, que parceiros pode buscar nessa semana. Com a urgência, o empreendedor deixa de empreender e vira gerente.

Organização

Em média uma pessoa pode gastar até 40 minutos por dia localizando informações que já tem e não lembra onde guardou. É impossível ter gestão de tempo sem organização.

Execução

Definir prioridades explícitas. Qual a estratégia? Quais os objetivos? Quem ajuda de fato? A prioridade geralmente é do grito, ou seja, o cliente que grita mais alto é o que é atendido primeiro. A equipe deve ser totalmente capaz de definir o que é prioritário, usando uma matriz de prioridade, por exemplo, definida a partir da estratégia, com mais ou menos 4 critérios para decisões, como rentabilidade, lucro, inovação. Crie formas de recompensar o senso de importância e reduzir o senso de urgência. Premie horas extras não usadas. Crie as condições para que as pessoas possam ter vida, buscar seus filhos na escola, dê premiações como ingressos para cinema. Estimule isso nas pessoas.

O MAIS IMPORTANTE
O mais importante é o que muitas vezes está do seu lado e você não valoriza, os relacionamentos. O eu te amo, obrigado, desculpa, perdão. Quando você diz "você é importante" o outro acha estranho e pergunta "Está com mau pressentimento?". Só damos valor quando a gente perde.

Não é necessário perder a vida, a saude e a família para dar valor àquilo que a gente tem. O tempo é a única coisa que não volta na vida. O dinheiro volta, tudo volta, mas o tempo não. Não existe vida profissional e vida pessoal. Não tem como um não interferir no outro. É única a vida que você gerencia, integrada.

AS DUAS PERGUNTAS FINAIS

1. O que você vai fazer de IMPORTANTE pela sua vida este ano?

2. Qual seu maior SONHO? Que tal começar agora a vivê-lo?